Makskapasitet er bare startpunktet
Utleiere kan oppgi kapasitet på flere måter: stående, sittende, kinooppsett eller et generelt makstall. Disse tallene kan ikke brukes om hverandre. Et arrangement med bord krever mer plass enn et stående arrangement, og buffet, scene eller dansegulv reduserer arealet som er tilgjengelig til gjestene.
Bruk derfor kapasitet som et første filter, ikke som endelig svar. Når du har en shortlist bør utleier bekrefte kapasiteten for ønsket møblering.
Planlegg sonene før du velger størrelse
Tegn arrangementet som soner. Du trenger ikke en arkitekttegning; en enkel liste er nok. Når alle funksjoner er med blir det tydelig hvorfor to lokaler med samme makskapasitet kan oppleves helt forskjellig.
- Bord og stoler.
- Buffet eller serveringsstasjon.
- Bar eller drikkestasjon.
- Gavebord, kakebord eller registrering.
- Dansegulv, scene eller DJ.
- Fri passasje og rømningsveier.
- Plass til barnevogner, hjelpemidler eller ekstra utstyr.
Ikke kjøp for mye tomt areal
Det er fristende å velge mye større lokale «for sikkerhets skyld». Men et rom som er langt større enn gjestetallet kan gi svakere atmosfære, lengre avstander og mer arbeid med pynt og møblering.
Se heller etter litt margin og et rom som kan tilpasses. Lokaler med flere avdelinger eller flyttbare bord kan ofte håndtere usikkerhet i gjestetallet bedre enn ett svært stort, åpent rom.
Spør om sittende kapasitet når dere skal spise
Hvis arrangementet har middag eller lang bordservering er sittende kapasitet mer nyttig enn maksimal kapasitet. Be gjerne om eksempel på bordplan for omtrent samme gjestetall som deres.
Spør også hvor mange som fortsatt kan sitte komfortabelt hvis dere trenger buffet, talerom, prosjektor eller dansegulv. Dette gir et mye bedre beslutningsgrunnlag enn ett tall alene.
Bruk gjestetallet som et intervall
Tidlig i planleggingen er gjestelisten sjelden endelig. Jobb med et sannsynlig spenn, for eksempel «omtrent 60–75», og velg lokaler som fungerer i hele spennet.
Når du sender forespørsel bør du være tydelig på at antallet er foreløpig. Da kan utleier anbefale riktig rom og si fra dersom pris eller oppsett endres ved bestemte terskler.