Jo flere krav som er låst, desto tidligere bør dere starte
Hvis dere må ha en bestemt lørdag, i et bestemt område, med høy kapasitet og bestemte fasiliteter, er utvalget naturlig mindre. Da bør lokalet avklares tidligere enn hvis dere er fleksible på dato eller sted.
Start med å definere hvilke krav som faktisk er absolutte. Fleksibilitet på én faktor kan åpne mange flere alternativer uten at selve bryllupet blir dårligere.
Ikke book før dere kjenner gjestetallet omtrent
Dere trenger ikke ferdig bordkart, men dere bør ha et realistisk intervall. Et lokale som passer 50 gjester kan bli ubrukelig hvis listen vokser til 90. Samtidig kan et svært stort lokale bli unødvendig dyrt og vanskelig å fylle.
Lag derfor en tidlig A-liste og en mulig tilleggsliste. Det gir et bedre anslag enn å velge lokale ut fra et tilfeldig rundt tall.
Visning bør svare på praktiske spørsmål
Bruk visningen til mer enn å se om rommet er fint. Gå gjennom hvor gjestene ankommer, hvor maten kommer inn, hvor taler holdes og hva som skjer mellom middag og fest.
- Hvilket rom inngår i tilbudet?
- Hvor lenge disponerer dere stedet?
- Hvordan ser bordoppsett ut for deres antall?
- Hva skjer dersom været blir dårlig?
- Hva er inkludert i prisen?
- Hvilke leverandører kan eller må dere bruke?
Vent med å låse andre leverandører til lokalet er avklart
Lokalet påvirker ofte tidsplan, catering, lyd, transport, overnatting og dekor. Det kan derfor bli dyrt å bestille flere leverandører før dere vet hvilke regler og muligheter lokalet har.
Når lokalet og datoen er bekreftet blir resten av planleggingen vanligvis mer konkret.
Fleksibel dato er et reelt forhandlingskort
Hvis drømmestedet er viktigere enn en bestemt lørdag, spør om alternative helger eller andre dager. Fleksibilitet kan gi flere muligheter og gjøre det enklere å finne et opplegg som passer både kapasitet og budsjett.
Men ikke anta at en annen ukedag automatisk er billigere. Be om faktisk pris og vilkår for datoen dere vurderer.